שמירת מערכת החשבונות

מאת: עו"ד ורו"ח אלעד רוזנטל

 

לפי ס' 25(א) להוראות ניהול ספרים ישנה חובה להחזיק את מערכת החשבונות במען של העסק או במקום אחר שהנישום הודיע עליו לפקיד השומה.

ההודעה לפי סעיף זה מתבצעת בדוח השנתי המוגש.

בדוח השנתי המוגש מידי שנה למס הכנסה (טופס 1301 ליחיד או 1214 לחברה) יש למלא את המקום שבו מוחזקת מערכת החשבונות של הנישום.

ס' 25(א) להוראות ניהול ספרים קובע כי ישנה חובה שהספרים יוחזקו בשטחי מדינת ישראל או ב"אזור". ה"אזור" מוגדר בס' 3א' לפקודת מס הכנסה. מדובר על שטחי יהודה, שומרון וחבל עזה.

חובה זו נועדה לאפשר לפקיד השומה לערוך ביקורות פתע של ספרי החשבונות, וכמובן זמינות מיידית לספר החשבונות.

הוראה זו, כמו הוראות רבות הקבועות בהוראות ניהול ספרים, אינה מתאימה בכל הנסיבות, ולא הותאמה לשינויים שנערכו בפקודת מס הכנסה.

החל מ-  1/1/03 פקודת מס הכנסה החלה למסות על בסיס פרסונאלי. קרי – על בסיס ה"תושבות".

במידה ומדובר באדם (יחיד או חברה) "תושב ישראל" הרי שהוא יהיה חייב במס בישראל, גם אם הפיק הכנסה מחוץ לישראל.

הואיל וכך יכולה להיות חברה "תושבת ישראל" (כיוון והתאגדה בישראל או השליטה והניהול על עסקיה מישראל) אשר בפועל יושבת מחוץ למדינת ישראל ומבצעת שם את עסקיה. ברור שחברה שכזו חייבת במס לפי פקודת מס הכנסה והואיל ויש לה הכנסה מ"עסק" היא גם חייבת בניהול פנקסי חשבונות.

יחד עם זאת, חברה זו לא תוכל לעמוד בהוראה הקבועה בסעיף 25(א) לניהול פנקסי חשבונות – ובוודאי תנהל את פנקסיה מחוץ לישראל, הואיל ועסקיה מנוהלים, בשלב זה, מחוץ לישראל.

 

ס' 25(ב) להוראות ניהול ספרים קובע כי מותר להוציא זמנית את מערכת החשבונות מהמען שבו הספרים מוחזקים (ושדווח בדוח השנתי). הוצאת הספרים באופן זמנית מותרת רק לצרכים הבאים:

1.    ביקורת ספרים.

2.    השלמת רישומים.

3.    עיון או הצגת הספרים – לצרכים עסקיים.

4.    עיון או הצגת הספרים – לצורך מתן עדות.

 

ס' 25(ג) להוראות ניהול ספרים קובע חובת שמירת "מערכת החשבונות" המאוחר מבין:

1)     7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת.

2)     6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי למס הכנסה – לאותה שנת המס.

 

אם הדוח השנתי הוגש במועדו, בהתאם להוראות סעיף 132 לפקודת מס הכנסה, אזי המועד לשמירת "מערכת החשבונות" הוא 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת.

החלופה השנייה נועדה לגבי מי שאינו מגיש את הדוח השנתי למס הכנסה במועדו, ואף מגישו מעל שנה מיום המאזן.

לדוגמא: נישום שהגיש את הדוח השנתי לשנת 2006 במהלך שנת 2007, הרי שביום 31/12/13 הוא יוכל "לגרוס" את "מערכת החשבונות" של שנת 2006, שכן עברו 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, קרי – מיום 31/12/06.

החלופה השנייה אינה רלוונטית, כיוון והדוח הוגש במהלך שנת 2007.

במידה והדוח, למשל, היה מוגש ביום 31/5/08 (באיחור), אזי מועד שמירת הספרים של שנת 2006 היה עד ליום 31/5/14 (6 שנים מיום הגשת הדוח).

 

"מערכת חשבונות" מוגדרת בסעיף 1 להוראות ניהול ספרים:

"ספרי חשבון ותיעוד אשר נישום/עוסק חייב לנהל לפי הוראות אלה…".

חובת שמירת המסמכים, כאמור, חלה רק על "מערכת החשבונות" (או במידה וזה באופן ממוחשב, "מערכת חשבונות ממוחשבת").

יש לשים לב שלא כל מסמך בעסק הוא חלק מ"מערכת החשבונות", ולכן נקבע בסעיף 25(ד) כי יש לשמור גם: "מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, מקור תיעוד שנסרק ונשלח כמסמך ממוחשב, חוזים ופרוטוקולים… וכן תיעוד ופנקסים שהנישום/עוסק אינו חייב לנהל עפ"י הוראות אלה ואשר ניהלם בין מרצון ובין מכוח דין אחר".

כל מה שפורט לעיל יש חובה לשמור אותו: "במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס שאליה הם מתייחסים".

יש לשים לב שבהגדרה בסעיף 25(ד) ישנה התייחסות גם לספרי חשבון ותיעוד שהנישום ניהל "בהתנדבות".

מה שחסר מההגדרה המחייבת שמירת מסמכים זה כל נושא הניכויים והמשכורות. לכאורה, לפי הוראות ניהול ספרים אין חובה לשמור מסמכים הקשורים למשכורת וכן טופסי 856 ו- 126 המוגשים. ניתן כמובן לטעון שהם נכנסים אולי להגדרת "חוזים ופרוטוקולים", אבל פרשנות שכזו היא בדוחק.

נראה לי כי יש פה "לאקונה" של המחוקק. אינני מכיר שום הוראת חוק אחרת המחייבת שמירת מסמכים הקשורים לניכויים ולמשכורות.

כמו כן, סעיף 25(ז) קובע כי יש לשמור גם את "העתקי דוחות תקופתיים של מס ערך מוסף" וזאת כחלק ממערכת החשבונות. קרי- לתקופה של 7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מיום הגשת הדוח – המאוחר מביניהם.

סעיף 75 לחוק מע"מ קובע:

"פנקסי חשבונות של חייב במס שיש לנהלם על פי חוק זה,המסמכים שעליהם מבוססים וחשבוניות הקנייה שלו, יישמרו אצלו שבע שנים,או תקופה קצרה מזו שנקבעה דרך כלל או לסוגים,מיום הרישום האחרון בפנקס או מיום שהוצאה חשבונית הקניה, לפי המאוחר".

 

 

מאמר זה לקוח מהספר "היערכות במיסים – סוף 2013 תחילת 2014".

לפרטים אודות הספר: http://www.aor.co.il/sof2013

להרשמה ל"עדכוני מיסים" ללא תשלום היכנסו ל: http://www.aor.co.il/tax

להרשמה לניוזלטר שבועי בדיני-עבודה, ללא תשלום היכנסו ל: http://www.aor.co.il/avoda

You may also like...

כתיבת תגובה